Uno degli strumenti utilizzati per la gestione di agenti e rappresentanti, dei loro clienti e delle relative vendite, è sicuramente Excel.
I fogli di calcolo di Excel permettono di utilizzare le varie funzioni e celle sia per gestire i diversi rappresentanti, i loro orari, appuntamenti e clienti sia per riuscire a creare dei report dedicati alle vendite effettuate e alle provvigioni maturate su queste.
Sicuramente saper utilizzare Excel è importante sia per le aziende sia per i rappresentanti e gli agenti di commercio che operano sul campo e che devono compilare e inviare gli ordini ricevuti.
Vediamo più nel dettaglio però, come utilizzare Excel per la gestione delle attività degli agenti e quali sono i potenziali limiti di questo strumento.
Come utilizzare Excel per la gestione degli agenti
I rapporti tra aziende e agenti richiedono l’uso di software che permettano di tenere traccia degli appuntamenti e delle vendite che vengono concluse con i clienti, non solo è necessario anche tracciare fatturato e provvigioni.
Excel permette attraverso l’uso di apposite formule e la creazione di campi dedicati, la gestione attenta di diverse attività, con dati che poi potranno essere utilizzati anche per la creazione di report settimanali, mensili o annuali.
Per creare una tabella dedicata alle vendite dei diversi rappresentanti, ad esempio, si può realizzare un foglio Excel con campi quali:
- Mese: in questo modo si potrà inserire la formula apposito per riuscire a contrassegnare i diversi mesi di riferimento.
- Clienti: in questa sezione bisognerà andare a inserire i dati dei diversi clienti. Sarà necessario realizzare in precedenza un elenco con i dati dei diversi clienti in questo modo si potranno richiamare in modo semplice e veloce all’occorrenza.
- Vendite: il dettaglio delle vendite potrà essere inserito manualmente nella cella di riferimento, riportando anche l’importo complessivo e quello di ogni prodotto con IVA o meno.
- Rappresentante: se si hanno molti rappresentanti è possibile far sì che nel momento in cui si richiama il nome del cliente dal menù dati venga assegnato al contempo il nome del rappresentante di riferimento. Per permettere di richiamare in automatico il rappresentante affidato al cliente si può usare sempre una funzione dedicata.
- Percentuale e provvigione: all’interno del file Excel si potranno anche gestire in automatico in base al rappresentante il calcolo delle percentuali che devono essere corrisposte ad ogni agente a seconda delle vendite effettuate.
Alla fine, sulla base dei dati raccolti nel documento Excel si potranno creare dei prospetti sulle vendite effettuate, le provvigioni maturate dai diversi agenti e rappresentanti su base settimanale, mensile o annuale.
I limiti di Excel nella gestione dei rappresentanti
Excel è sicuramente uno strumento molto utile; eppure, ci sono dei limiti che bisogna considerare nell’uso di questo foglio di calcolo.
Una delle prime problematiche è che spesso non si può gestire ogni attività da un unico foglio Excel. Quindi, si devono creare diversi fogli per tenere traccia delle varie azioni svolte dai propri venditori. Inoltre, per non appesantire i documenti, spesso si sconsiglia di creare oltre 600 record. Un altro problema di Excel è che questo non si può collegare in automatico, ad esempio, al software gestionale della propria azienda e la sincronizzazione tra clienti, fornitori, vendite, categorie, ecc…è resa al quanto complessa dall’uso di varie formule.
Inoltre, basta un piccolo errore di trascrizione o nella creazione del campo nel record di riferimento per andare a compromettere buona parte del lavoro di gestione dei rappresentanti e degli ordini.
Dunque, anche se Excel è sicuramente uno strumento utile ci possono essere delle difficoltà nella corretta gestione di una mole di lavoro elevata. Quindi è bene pensare all’uso di strumenti dedicati come software destinati alla gestione di agenti di commercio e rappresentanti.
Un’alternativa efficace: il software gestionale per agenti di commercio di Ordiniinordine.it
Un’alternativa ad Excel che offre sicuramente molte più opzioni di personalizzazione e di gestione delle attività degli agenti di commercio è un software gestionale dedicato come quello di Ordininordine.it.
Questo software, ad esempio, è stato realizzato da esperti del settore e collaudato da diverse aziende clienti e agenti di commercio che hanno rilevato diversi vantaggi quali stabilità, velocità e performance ottimali nella gestione del lavoro.
Non solo, il software è semplice e accessibile grazie alla compatibilità con i dispositivi iOS, Android e Windows 10 e si può sincronizzare con qualunque ERP, ODBC, CSV e SQL.
Una delle funzioni più utili è la possibilità di tenere qualunque cosa sotto controllo e in un unico ambiente di lavoro sincronizzando: anagrafiche dei fornitori, dei clienti, dei rappresentanti, inserendo i vari prodotti a catalogo e costi, suddividendo le categorie merceologiche, segnalando anche eventuali promozioni in tempo reale.
Inoltre, dal software stesso è possibile creare facilmente eventuali documenti Excel e PDF da poter inviare ai clienti e all’azienda stessa, realizzando un flusso di gestione dell’attività ottimizzata.
Date queste caratteristiche, l’uso di un software dedicato è la soluzione migliore per le aziende che vogliono avere una buona operatività e ottenere vantaggi quali velocità d’esecuzione e gestione a 360° delle attività degli agenti di vendita.
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